W czasie pandemii koronawirusa przyszło nam przekazywać różne dokumenty do urzędów, wkładając je do specjalnie przygotowanych w tym celu skrzynek czy urn. Tak jest przekazując np. wniosek rejestracji samochodu. Przekazywane dokumenty nie trafiają od razu do rak urzędników. Czy w takim razie zawarte w nich dane osobowe są bezpieczne?
– Nie są mi znane akty prawne, które pozwalają na składanie dokumentów z danymi wrażliwymi bezpośrednio do jakiejś urny, do której nie wiadomo kto ma dostęp oraz w której mogą ulec zniszczeniu – przekonuje Czytelnik Kuriera Lubelskiego. I pyta o bezpieczeństwo danych osób, które składają wnioski.
Przekazywanie różnych dokumentów do skrzynek funkcjonuje m.in. w lubelskim ratuszu w Wydziale Komunikacji. To tutaj składa się wnioski o rejestrację pojazdu czy wydanie prawa jazdy.
Aby zarejestrować pojazd, dokumenty takie jak: karta pojazdu, dowód rejestracyjny, umowa kupna/sprzedaży pojazdu, potwierdzenie ubezpieczenia pojazdu, umieszcza się wraz z wnioskiem w urnie. Dokumenty te zawierają m.in. PESEL, nr dowodu osobistego i inne dane wrażliwe – wylicza Czytelnik. I wskazuje: – Do urn dostęp ma każdy, więc można zalać je płynem, który skutecznie zniszczy umieszczone w urnie dokumenty. Zagrożone są również dane osobiste klientów Wydziału Komunikacji.
– Taka organizacja umożliwiła kontynuowanie pracy przez wydział. Dzięki takiemu rozwiązaniu zostało też ograniczone ryzyko zakażeń poprzez likwidację kolejek, zmniejszenie liczby interesantów przebywających wewnątrz oraz ograniczenie do minimum czasu ich przebywania w budynku – tłumaczy Izolda Boguta z biura prasowego ratusza.
– Mieszkańcy składający dokumenty tą drogą mają możliwość umieszczenia ich w zaklejonej kopercie, co uniemożliwia osobom niepowołanym odczytanie danych osobowych. Urna, w której umieszczane są dokumenty jest zaklejona oraz strzeżona przez Strażnika Miejskiego oraz pracownika Wydziału Komunikacji, co wyklucza możliwość dostępu do niej osób nieuprawnionych – zapewnia Boguta.
Zachowanie poufności danych osobowych to nie jedyna obawa Czytelnika: – Składający wniosek wraz z powyższymi dokumentami nie otrzymuje żadnego potwierdzenia, że takie dokumenty zostały złożone i w przypadku kradzieży lub ich zniszczenia to petent za nie odpowiada, a Wydział Komunikacji nie weźmie na siebie odpowiedzialności – wskazuje.
– Nigdy nie doszło do zgubienia dokumentów – podkreśla Boguta. I opisuje: – Codziennie po zakończeniu zbierania dokumentów urna jest transportowana do archiwum oraz komisyjnie otwierana. Następnie odbywa się spisywanie znajdujących się w niej dokumentów. Procedura ta uniemożliwia ingerencję osób niepowołanych.
