Prowadzenie firmy transportowej wiąże się z wieloma obowiązkami, które wynikają z polskich i unijnych przepisów prawa. Poza spełnieniem wymogów dotyczących formy działalności, kwalifikacji pracowników oraz wymaganych licencji i zaświadczeń, jest też konieczne prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców. W usprawnieniu tego procesu pozwoli nowoczesne oprogramowanie.
Firma transportowa – wymagania formalne
Świadczenie usług przewozowych może być ciekawym pomysłem na biznes. Rozpoczęcie działalności w tej branży wiąże się koniecznością zainwestowania sporej kwoty pieniędzy w licencje, pozwolenia oraz flotę i park maszynowy. Jednak, przy dobrym zarządzaniu i realizacji przewozów na trasach międzynarodowych, z pewnością będzie przynosić odpowiednie dochody.
Jakie warunki musi spełnić przyszły właściciel firmy transportowej? Poza wymaganą rejestracją firmy w CEiDG do jego obowiązków należą też uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz zatrudnienie pracownika z uprawnieniami do zarządzania transportem. Zgodnie z przepisami unijnymi z dnia 21 października 2009 r. świadectwo kompetencji zawodowych może uzyskać zarówno właściciel, jak i jeden z zatrudnionych pracowników. Wykonywanie usług transportowych na obszarze Unii Europejskiej wymaga też licencji transportowej, którą wydaje GITD.
Czas pracy kierowców w świetle prawa
Jednym z najważniejszych ogniw każdej firmy transportowej są kierowcy. Przez wiele lat byli oni wykorzystywani przez pracodawców lub sami podejmowali się ponadwymiarowych zleceń w celu osiągnięcia większych korzyści finansowych. Efektem przepracowania zazwyczaj jest spadek koncentracji, a to z kolei prowadzi do zwiększenia ryzyka wypadków drogowych. Aby je zminimalizować, znowelizowano przepisy dotyczące zatrudniania oraz czasu pracy kierowców.
Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.) reguluje kwestie jego ewidencji. Zgodnie z jej artykułem 25: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie: zapisów na wykresówkach; wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego; plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego; innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.” Wybór formy ewidencji jest dowolny i prawo pozostawia tę decyzję przedsiębiorcy. Dlatego może on skorzystać nie tylko z wykresówek i tachografów, ale ma również do dyspozycji wsparcie informatyczne.
Wsparcie informatyczne dla firm transportowych
Nowe przepisy, które od kilkunastu lat regulują pracę firm transportowych, stawiają przedsiębiorcom spore wymagania. W przypadku małej, jednoosobowej działalności nie jest ono może aż tak kłopotliwe, gdyż danych o pracy jednego czy dwóch kierowców i prowadzenie ewidencji wymagają niewiele czasu. Jednak im większa firma tym trudniej zbierać te dane oraz sporządzać prawidłową dokumentację. Rozwiązaniem takich problemów jest wsparcie informatyczne, jakie zapewnia firma Inelo. Jej specjalnością jest projektowanie i dostarczanie firmom transportowym nowoczesnego oprogramowania, wyspecjalizowanego w zarządzaniu czasem pracy kierowców. W ofercie znajdują się:
- oprogramowanie, którego zadaniem są rozliczanie i ewidencja czasu pracy kierowców,
- czytniki kart kierowcy i inne urządzenia do pobierania danych,
- wielofunkcyjne urządzenia do skanowania i tworzenia plików danych,
- usługa GBOX, która umożliwia automatyczne sczytywanie kart kierowców oraz danych z tachografów,
- szkolenia logistyczne.
Rozliczanie i ewidencja czasu pracy kierowców
Nowoczesne oprogramowanie, którego przeznaczeniem są rozliczanie i ewidencja czasu pracy kierowców, stwarza szerokie możliwości w zakresie wykonywanych zadań. Dzięki temu większość czynności przebiega w sposób automatycznych, eliminując potrzebę żmudnego i często niewłaściwego ręcznego sczytywania danych i ich ewidencjonowania. Moduł 4Trans jednocześnie wykonuje czynności takie jak:
- sczytywanie kart kierowców i danych z tachografów cyfrowych,
- archiwizacja tych danych,
- analiza danych z wykresówek, kart kierowców oraz tachografów,
- tworzenie pełnej ewidencji,
- rozliczenie kosztów diet i ryczałtów za noclegi oraz dodatkowe składniki wynagrodzenia,
- weryfikacja naruszeń czasu pracy,
Za pomocą modułu może być wykonywane rozliczanie czasu pracy kierowców za pracę na terytorium Niemiec, Francji i Norwegii.
Czytnik kart kierowcy i inne urządzenia
Tworzenie, dystrybucja i wdrażanie oprogramowania dla transportu nie są jedynym profilem działalności firmy Inelo. Do tworzenia ewidencji i rozliczania czasu pracy jest niezbędne pozyskiwanie danych z kart kierowców, tachografów oraz wykresówek. W tym celu są wykorzystywane różne urządzenia do automatycznego pobierania zarejestrowanych informacji. Czytnik kart kierowcy to jedno z takich urządzeń, oferowane przez firmę Inelo w dwóch wariantach. Poszczególne modele są przystosowane do automatycznego pobierania danych wyłącznie z karty lub też są dwufunkcyjne, umożliwiając zarówno sczytywanie kart kierowcy, jak i danych z tachografu. Przykładowy TachoReader Combo Plus to czytnik kart kierowcy i danych z tachografu wyposażony port USB, micro SD, slot karty kierowcy oraz złącze tachografu.
Szkolenia transportowe dla firm
Sprzedaż aplikacji dla firm transportowych oraz urządzeń do pobierania danych Inelo zajmuje się też przekazywanie wiedzy, niezbędnej do prawidłowego prowadzenia przedsiębiorstwa oraz zarządzania transportem. Szkolenia transportowe obejmują rozmaitą tematykę, począwszy od ewidencji pracy kierowców, przez obsługę oprogramowania Inelo, po analizowanie największych problemów związanych z czasem pracy kierowców. Szkolenia logistyczne są cennym wsparciem dla kierowców, przedsiębiorców, managerów flot, logistyków oraz wszystkich osób związanych z transportem i spedycją.
Korzyści ze stosowania oprogramowania Inelo
Spełnienie wymogów stawianych właścicielom firm transportowych przez różne ustawy i zarządzenia jest czasochłonne. Często też wiąże się z przypadkowym popełnianiem błędów, których konsekwencją są wysokie kary finansowe. Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania pozwala ich uniknąć. Wszystkie niezbędne czynności są wykonywane automatycznie, a jednocześnie w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że jego kierowcy pracują zgodnie z obowiązującym harmonogramem czasu pracy i przerw na odpoczynek. Aplikacja oraz czytnik kart kierowcy i tachografów pozwalają też zaoszczędzić wiele cennego czasu.
